Hóa đơn điện tử dần thay thế hoàn toàn Hóa đơn giấy, việc sử dụng Hóa đơn điện tử là bắt buộc. Tuy nhiên, nhiều nhiều Doanh nghiệp vẫn chưa nắm rõ về quy trình, nghiệp vụ và Hướng dẫn sử dụng. Tại bài viết dưới đây, MeInvoice.vn tiếp tục giải đáp các câu hỏi thường gặp về Hóa đơn điện tử giúp Doanh nghiệp hiểu rõ nhất Hóa đơn điện tử.

1. Hoá đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?


Hoá đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ không?

Trên hóa đơn điện tử mục “người bán hàng”:

- Có trường hợp ghi: được ký bởi “Công ty ABC”; ký ngày 05/9/2018.

- Có trường hợp ghi: được ký bởi “Công ty ABC”; không có ngày ký.

Vậy Có phải cả 02 trường hợp trên hóa đơn đều hợp lệ?

Về nguyên tắc hóa đơn điện tử phải bắt buộc có ngày ký. Do vậy, Hóa đơn điện tử không có ngày ký không hợp lệ.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và  DN ngày 13/9/2018)

2. Từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng đồng thời hay không?


Trường hợp các doanh nghiệp đã đặt in hoá đơn, các đơn vị sử  dụng hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT- BTC nhưng chưa thực hiện thông báo phát hành hoá đơn thì từ ngày 01/11/2018 có được thông báo phát hành các loại hoá đơn nêu trên để sử dụng hay không?

Từ ngày 01/11/2018 các đơn vị có được sử dụng đồng thời nhiều hình thức hoá đơn theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP hay không?

Kể từ ngày 01/11/2018 các đơn vị được thông báo phát hành hoá đơn tự in, hoá đơn đặt in, hoá đơn điện tử để sử dụng và đồng thời được sử dụng nhiều hình thức hoá đơn theo quy định của Nghị định 51/2010/NĐ-CP cho đến hết ngày 31/10/2020.

Cục Thuế TP kinh trình Tổng cục Thuế xem xét, có ý kiến chỉ đạo để Cục Thuế có căn cứ hướng dẫn các đơn vị thực hiện.

(CV 10138/CT-TTHT ngày 04/10/2018 của CT TPHCM gửi TCT)

3. Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định là lưu trữ như thế nào?


Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định là lưu trữ như thế nào?

Tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định:  “2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp  dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

a. Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b. Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;

c. Hóa  đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho  phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.”

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

Xin Cơ quan Thuế giải thích rõ lưu lưu trữ theo một cách thức nhất  định là như thế nào? Như vậy, Công ty chúng tôi lưu cả email từ nhà cung cấp gửi thông tin hóa đơn bằng file dưới dạng pdf hoặc xml có đúng không?

=> Việc này gặp nhiều khó khăn khi yêu cầu bên bán hàng hóa dịch vụ gửi file tập tin để lưu trữ, vì hiện nay rất nhiều nơi cung cấp dịch vụ như quán ăn chỉ gửi bản in pdf khi thanh toán, họ không chịu cung cấp gì thêm cho cty chúng tôi….Khi nhận hóa đơn điện tử cty chúng tôi đều phải tra cứu trên mạng v/v họ có thông báo sử dụng hóa đơn với Cơ quan Thuế hợp lệ chưa?

Căn cứ Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của  Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện  tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử;

Căn cứ quy định trên, trường hợp Công ty nhận hóa đơn điện tử từ các nhà cung cấp thì Công ty thực hiện lưu trữ các tập tin hóa đơn điện tử, các hóa đơn này là căn cứ để Công ty thực hiện kê khai nộp thuế theo quy định.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TP.HCM và DN ngày 13/9/2018)

4. Khi thay đổi chỉ tiêu không bắt buộc trên Hoá đơn không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế


Khi thay đổi chỉ tiêu không bắt buộc trên Hoá đơn không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế

Công ty chúng đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trên mẫu hóa đơn có thể hiện thông tin ngân hàng. Sau đó ngân hàng thay đổi tên, mọi thông tin khác không thay đổi. Như vậy công ty chỉ cần làm thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn theo mẫu TB04/AC (mẫu TB04/AC không có chỉ tiêu thay đổi tên ngân hàng) hay phải làm thủ tục hủy hóa đơn và phát hành hóa đơn mới?

Trường hợp Công ty đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, trên hóa đơn có chỉ tiêu thông tin ngân hàng, nay Ngân hàng thay đổi tên ngân hàng dẫn đến thay đổi thông tin tên ngân hàng trên hóa đơn (không thuộc tiêu chí bắt buộc trên hóa đơn) thì Công ty không phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

(Trích tài liệu Hội nghị đối thoại giữa CT TPHCM và DN ngày 13/9/2018)

5. Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, cụ thể là tập tin dạng PDF, XML hay như thế nào?


Về hóa đơn điện tử thế nào là hợp lệ: Công ty chúng tôi vẫn còn những vướng mắc như sau:

Theo công văn trả lời số 8431/CT-TTHT V/v hóa đơn điện tử ngày 22/8/2018 của Cục Thuế TP Hồ Chí Minh trả lời về lưu trữ hóa đơn điện tử, nội dung như sau:

“Căn cứ quy định, trường hợp Công ty theo trình bày có nhận hóa đơn điện tử của khách hàng thì Công ty sẽ lưu các hóa đơn điện tử này dưới dạng tập tin điện tử theo quy định, các hóa đơn điện tử này là căn cứ để kê khai thuế theo quy định, trên hóa đơn điện tử không cần có mã tra cứu. Trường hợp Công ty có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy để phục vụ công tác lưu trữ chứng từ kế toán thì Công ty thực hiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC, trên hóa đơn chuyển đổi để lưu trữ không cần có dấu bên bán.” Công ty chúng tôi xin hỏi về tập tin điện tử theo quy định cụ thể là tập  tin như thế nào: file dạng PDF, XML … ?

Trả lời: Hiện nay cơ quan thuế chưa có quy định về định dạng file hóa đơn điện tử, do đó Công ty có thể lưu trữ dưới dạng PDF hoặc XML.


THÔNG TIN LIÊN HỆ

Hãy liên hệ với chúng tôi theo

Điện thoại: 0987.415.248

Fax:

E-Mail: danhhung204@gmail.com

Thông tin địa chỉ

Địa chỉ: Số 99, Yên phúc,Phường Phúc La, Quận hà đông, TP.Hà nội

Fax:

E-Mail: danhhung204@gmail.com